Für Vereine und Stiftungen gehört die Verwaltung oft zu den frustrierendsten und mühsamsten Aufgaben. Sie wird häufig aufgeschoben, sodass man leicht den Überblick verliert. Dadurch verliert man schnell den Überblick, wo sich was befindet, und benötigte Dinge werden oft nur halb erledigt. Um dies zu vermeiden, haben wir 5 einfache, aber äußerst effektive Tipps zusammengestellt. Damit wird Ihre Verwaltung zum Kinderspiel und macht fast schon Spaß!
1. Planen Sie jede Woche eine feste Zeit für die Verwaltung ein.
Es klingt nach einem offensichtlichen Tipp, wird aber oft aufgeschoben. Legen Sie jede Woche eine feste Zeit fest, zu der Sie sich bei einer Tasse Tee entspannen können. , Legen Sie gleich los mit Ihren Unterlagen. So werden Sie nie von den anstehenden Papieren überwältigt und sind immer pünktlich mit Ihrer Steuererklärung fertig. Die ersten Male dauert die Organisation natürlich etwas länger, aber später schaffen Sie es in einer halben Stunde, weil Sie nur noch den Überblick behalten müssen!
2. Aufräumen!
Und damit meinen wir nicht die Unterlagen, die Sie aufbewahren müssen. Sie sind verpflichtet, grundlegende Verwaltungsunterlagen sieben Jahre lang für die Steuerbehörden aufzubewahren. Entsorgen Sie alle unnötigen Dokumente. Legen Sie die benötigten Unterlagen in übersichtliche Ordner und ordnen Sie diese nach Jahr. So finden Sie alles schnell wieder, falls Sie etwas nachschlagen müssen.
3. Digitalisieren Sie Ihren Umsatz
Bis 2024 wird fast alles digital verfügbar sein; wichtige Schreiben erhalten Sie oft per E-Mail. Um Ihnen die Sache zu erleichtern, können Sie Ihre Dokumente auch digital erstellen. Für Ihre Passangelegenheiten können Sie beispielsweise … Digipas.app Eine praktische App, die nicht nur physische Ausweise in digitale umwandelt, sondern auch ein administratives Ausweis-Dashboard und die So können Sie ganz einfach per Push-Benachrichtigung und News mit allen Mitgliedern kommunizieren. Schließlich verliert ein Computer seltener Dokumente als ein loses Blatt Papier, das unter einem Schrank verschwindet.
4. Lagern Sie es aus.
Das ist sicherlich nicht für jeden geeignet, aber wenn Sie die Möglichkeit haben, diesen Teil auszulagern, gibt es zahlreiche Fachleute. Ja, wirklich! Das kann beispielsweise ein Buchhalter oder Steuerberater sein. Diese Person übernimmt gegen Gebühr all Ihre administrativen Aufgaben, sodass Sie sich keine Sorgen mehr machen müssen.
5. Greifen Sie zu professioneller Software.
Für kleine Organisationen lässt sich alles mit Diensten wie Excel oder Google Sheets erfassen. Mit dem Wachstum der Organisation ist der Einsatz professioneller Software jedoch oft einfacher. Diese Programme bieten häufig automatische Rechnungsstellung und Mitgliederverwaltung, wobei alle Einnahmen und Ausgaben übersichtlich dargestellt werden. So behalten Sie mit minimalem Aufwand stets den Überblick!
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