Voor verenigingen en stichtingen is het vaak een van de meest frustrerende en vervelendste klusjes: de administratie. Dit wordt vaak uitgesteld, waardoor het overzicht vaak ver te zoeken is. Het gevolg hiervan is dat je niet meer weet waar alles ligt en dat wat je nodig hebt meestal maar voor de helft is ingevuld. Om dit soort situaties te voorkomen, hebben wij 5 simpele maar zeer effectieve tips opgesteld. Hierdoor wordt je administratie een eitje en bijna nog leuk om te doen!
1. Maak wekelijks een vaste tijd vrij voor de administratie
Het lijkt een voor de hand liggende tip, maar vaak wordt dit nog vooruitgeschoven. Stel een vast moment per week in waarop je even rustig met een kop thee, duikt in de administratie. Hierdoor raak je nooit meer overweldigd door de papieren die op je liggen te wachten en ben je altijd op tijd voor de belastingaangifte. De eerste keren zal je natuurlijk wat langer bezig zijn met het ordenen, maar later zul je binnen een halfuurtje klaar kunnen zijn omdat je alleen maar nog hoeft bij te houden!
2. Ruim op!
En dan bedoelen we niet de papieren die je moet bewaren. Het is namelijk verplicht om 7 jaar lang basisgegevens van je administratie bij te houden voor de belastingdienst. Hetgeen dat wel overbodig is, gooi dat weg. De papieren die bewaard moeten worden, stop die in handige gesorteerde mapjes en bewaar alles in gelabelde mappen per jaar. Als je dan iets op moet zoeken, heb je dit in no-time gevonden.
3. Ga digitaal
In 2024 is bijna alles al digitaal te verkrijgen, zo krijg je vaak belangrijke brieven via de email. Om een streep te trekken kun je ook je eigen documenten digitaal maken. Voor je passen administratie kun je bijvoorbeeld Digipas.app gebruiken. Een handige app die niet alleen de fysieke passen omzet in digitale passen, maar ook zorgt voor administratief passen dashboard en het eenvoudig maakt om te communiceren met al je leden door middel van pushnotificaties en nieuwsberichten. De computer raakt namelijk minder snel papieren kwijt dan een los blaadje dat onder de kast verdwijnt.
4. Besteed het uit
Het is natuurlijk niet voor iedereen weggelegd, maar mocht je de luxe hebben om dit deel uit te besteden, zijn er tal van mensen die gestudeerd hebben voor dit vak. Ja, echt! Dit kan in de vorm van een boekhouder of een accountant. Deze persoon doet tegen vergoeding al je administraties zodat jij hier niet meer verder over na hoeft te denken.
5. Ga voor professionele software
Voor een kleine organisatie is alles bij te houden met diensten zoals Excel of Google Sheets, maar wanneer de organisatie groter wordt, kan het makkelijker zijn om professionele software te gebruiken. Deze programma’s hebben vaak automatische facturatie en ledenadministratie, waarbij alle inkomsten en kosten op een rijtje te vinden zijn. Hierdoor heb je met weinig moeite heel veel overzicht!
De eerste stap zetten in een verbeterde passen administratie?
We vertellen je graag meer over de mogelijkheden en eerdere ervaringen van onze Digitale pas met handig administratief dashboard. Vraag een gratis demo aan en we komen zo snel mogelijk bij je terug.
