VV Hoogeveen integreert digitalepas voor sport en club!

“De huidige fysieke ledenpas is niet meer van deze tijd,” zei Rob Klooster van VV Hoogeveen, de voetbalclub in Hoogeveen. De afgelopen periode zijn we met Rob Klooster bezig geweest met het digitaliseren van de fysieke ledenpassen om discussies over vergeten passen te voorkomen.

De uitdaging

VV Hoogeveen constateerde regelmatig dat het groeiende ledenaantal resulteerde in verhoogde kosten voor het produceren en verspreiden van de passen, en vooral dat een groot aantal personen zonder ledenpas de wedstrijden van het eerste elftal bezocht. Het sportpark van VV Hoogeveen is namelijk niet gratis toegankelijk bij thuiswedstrijden van het 1e elftal, en het excuus ‘ja maar ik ben lid’ werd steeds vaker gebruikt. Dit leidde frequent tot discussies bij onze stewards die aan het controleren waren. Hierdoor was het controleren bij vergeten passen lastig en ontstonden er vaak vervelende situaties. Een ding was zeker, dit moest anders worden aangepakt.

‘Passende oplossing’

Door de promotie naar de 3e divisie komen er grotere clubs op bezoek wat zorgt voor grotere toeschouwersaantallen. We kwamen in contact met de vereniging en hebben een volledig digitale omgeving ontworpen, speciaal in de huisstijl van VV Hoogeveen. Door de digitalisering van de passen wordt de smoes ‘ja maar ik ben lid’ niet meer geaccepteerd. Geen digitale ledenpas = geen toegang. Hierdoor kan de vereniging bezoekers beter controleren, hun communicatie verbeteren en zijn de discussies over vergeten passen verleden tijd!

Het proces

Het begon met een heldere demo, waarbij alle applicaties en mogelijke opties van de app werden uitgelegd. Vervolgens ging het inladen van het Excel-document vanuit de sportlink van Digipas.app ging erg eenvoudig, en konden we met een paar klikken op de knop alle leden hun Digipas.app toezenden. De Digipas.app is eenvoudig te installeren en te controleren op geldigheid. Dit wordt gedaan door het scannen van de ledenpassen bij de toegangspoort van het sportcomplex. Dit levert niet alleen tijdwinst op qua verzendklaar maken van de fysieke passen, maar ook zeker een kostenbesparing in de verzendkosten.

Optimalisatie van communicatie

Dankzij de app heeft VV Hoogeveen hun passen in no-time volledig kunnen digitaliseren. Dit betekent niet alleen dat de 1000 passen per jaar niet meer fysiek afgedrukt hoeven te worden, maar ook dat het meeste contact dat voorheen via brieven verliep, nu via de app gaat! De app wordt momenteel gebruikt voor het beheren van onze lidmaatschapspassen voor zowel (niet) spelende leden als leden van de businessclub. Ze sturen nu geregeld een pushbericht bij speciale evenementen op de club. Denk dan aan opgaves voor Bingo, Darttoernooi et cetera.

‘’Het is mooi om te zien/horen dat de vrijwilligers aan het hek blij zijn dat de discussies over ‘vergeten’ pasjes voorbij zijn, en dat de scan-app op de telefoon eigenlijk best wel handig is. ‘’

Rob Klooster – bestuurslid

Reacties

De reacties waren over het algemeen erg positief. De jeugd vindt het ideaal, maar bij de wat ‘oudere’ leden was het even wennen. De digitalisering vergt namelijk wat meer van leden op respectabele leeftijd. Bij de minder digivaardige leden wordt geholpen met het installeren, de data kan namelijk vanuit het webportaal gerealiseerd worden, wel zo handig.

Door de integratie van Digipas.app in de ledenpassen heeft VV Hoogeveen minder discussies over vergeten passen en ongenodigden op het veld ervaren. VV Hoogeveen kijkt uit naar nieuwe ontwikkelingen en de voordelen die deze digitalisering met zich meebrengt.

Interessant voor jouw organisatie?

We vertellen je graag meer over de mogelijkheden en eerdere ervaringen. Vul het formulier in en we komen zo snel mogelijk bij je terug.

Wij reageren binnen 24 uur. Beloofd!

"*" geeft vereiste velden aan